ECD, hét rapportage systeem voor in de zorg

Of je nu op een (woon)groep werkzaam bent, in de thuiszorg cliënten behandelt of een-op-een begeleiding biedt, een gedegen rapportage systeem in de zorg is een must. Want dat je als zorgprofessional zoveel mogelijk tijd aan zorg zelf kan besteden in plaats van administratieve taken, is erg belangrijk. Met een elektronisch cliëntendossier, ook wel ECD genoemd, heb je makkelijk en snel de zorgadministratie op orde. 

Waar bestaat de zorgadministratie uit?

Welke gegevens je precies moet verwerken in je zorgadministratie is afhankelijk van het vakgebied of de zorginstelling waar je als hulpverlener werkzaam bent. Zo schrijf je op de dagbesteding een uitgebreide rapportage, terwijl er in de thuiszorg voornamelijk met steekwoorden wordt gewerkt. Toch zijn er vaak wel een aantal standaard elementen die in elke zorgrapportage zijn terug te vinden:

• Dagrapportage: een samenvatting van de afspraak/begeleiding;
• Doelen: bestaat uit een rapportage van de (voortgang) van de doelen;
• Presentie: een check van de aanwezigheid van de cliënt(en);
• Salarisadministratie: de hoeveelheid tijd dat er aan zorg voor een cliënt is besteed. 

Rapporteren voor groepen en individuen

Bij het rapporteren van de zorg kun je werken met dag- en groepsrapportages. Een dagrapportage is handig voor als je een-op-een met cliënten werkt. Werk je met meerdere cliënten tegelijk, bijvoorbeeld omdat je op de dagbesteding of in een woongroep werkt? Dan is een groepsrapportage meer geschikt. Het voordeel hiervan is dat je zowel voor alle cliënten als ook voor een cliënt individueel kunt rapporteren op één scherm. 

Administratie in de thuiszorg

Hulpverleners die in de thuiszorg werken, moeten vaak in korte tijd de benodigde zorg bieden. Ben je slechts 15 minuten bij een cliënt aanwezig, dan is een uitgebreide rapportage niet handig. Bij sommige elektronische cliëntendossiers heb je de mogelijkheid om het rapport te dicteren. Dit wil zeggen dat je op een mobiel of tablet spraakgestuurd kunt typen. Ideaal, want zo kun je de administratie gewoon onderweg regelen. 

Doelen monitoren met een ECD

Tijdens het opstellen van de rapportage heb je de mogelijkheid om hier doelen aan te hangen. Door doelen vast te stellen, weet je waar de cliënt staat, kun je makkelijk de voortgang bijhouden en zie je snel waar je eventueel bij moet sturen. Deze doelen kun je specifiek per cliënt vastleggen, maar ook voor organisatiebrede doelstellingen. De voortgang geef je weer met een emoticon, kleur, cijfer of letter. Zo zie je in het zorgdossier in één oogopslag wat de status is. 

Rapportage inzien en delen

Alle gegevens die je nodig hebt zijn eenvoudig terug te vinden door in het ECD te filteren op datum of naam van de cliënt. Op deze manier heb je snel een compleet beeld van een werkdag, cliënt of groep. Daarnaast is het mogelijk om de zorgrapportages te delen met de cliënt en/of andere betrokkenen. Zij loggen met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord in op het ECD systeem en zien daar de rapportages waar ze toegang toe hebben. 

Til de zorgadministratie naar een hoger niveau met een ECD

Als hulpverlener is het belangrijk dat je zoveel mogelijk tijd kan besteden aan wat echt belangrijk is: zorg verlenen. De verplichte zorgadministratie moet daarom makkelijk, snel en efficiënt opgesteld kunnen worden. Een elektronisch cliëntendossier helpt je daarbij.