Waar moet een vergaderlocatie aan voldoen?

Tja, daar moeten we eerst even discussie over voeren. Maar dan wel op een geschikte plek natuurlijk! Wat zijn daar dan precies de vereisten voor?

Nee, een verder droste-effect zullen we je besparen. Maar het hoeft geen geheim te zijn dat niet iedere plek even geschikt is om een vergadering te houden. Dat geldt zowel voor onderonsjes op kleine dan wel grote schaal tussen collega’s als met klanten en leveranciers. Iedereen moet zijn of haar ei kwijt kunnen, belangrijke cijfers, statistieken en andere gegevens dienen met groot gemak besproken, getoond en overlegd te wordenen aan het eind van de dag wil iedereen graag resultaten zien. Dat is nogal een eisenpakket, niet waar? Daarom gaan we eens goed kijken naar wat je allemaal zou mogen verwachten van een degelijke vergaderlocatie.

Omgeving

Hiermee bedoelen we zowel de ruimte zelf als waar die gelegen is. Iedereen die deelneemt aan de vergadering moet zich immers op zijn of haar gemak voelen. De kamer of zaal waar jullie je bevinden dient daarom een prettige sfeer uit te stralen. Hebben jullie een schitterend uitzicht en ook nog eens profijt van natuurlijk licht dat door de ramen naar binnen komt? Zet die gordijnen dan wagenwijd open!

Ruimte

Zodra je een plek gaat boeken, wil je wel dat er voor iedereen genoeg plaats is. Dat is een simpele kwestie van nagaan met hoeveel mensen je bent en dat aantal afstrepen tegenover het mini- en maximum aantal personen dat zich in één keer in zo’n zaal kan begeven.

Bereikbaarheid

Misschien bevindt de plek waar jullie met elkaar om de tafel willen zich niet voor iedereen naast de deur. In dat geval wil je zeker weten dat alle genodigden de plaats van bestemming gemakkelijk kunnen bereiken met eigen en/of openbaar vervoer. En verzeker jezelf er ook van dat jullie locatie voldoende parkeergelegenheid biedt!

Faciliteiten

Nemen jullie je eigen laptops en andere belangrijke apparatuur mee? Hartstikke mooi, maar wellicht hoeft dat allemaal niet. Op veel plekken zijn laptops, beamers, microfoons, speakers en dergelijke al ruimschoots aanwezig. De facilitaire dienst van het gebouw hoeft die alleen maar beschikbaar te maken en jullie de weg te wijzen.

Catering

Vergaderingen hebben best veel gemeen met de liefde. Beide gaan ze door de maag! Voldoende koffie, lunch en andere tussendoortjes betekent dat iedereen de gehele vergadering lang voldoende energie opbouwt – en behoudt – om nog urenlang door te kunnen gaan. Hartstikke handig, want een overleg kan vaak behoorlijk wat tijd in beslag nemen. De mogelijkheden op het gebied van eten en drinken moeten dan ook zeker als prioriteit gesteld worden zodra je op zoek gaat naar een geschikte plek om te vergaderen.